手順を詳しく知る
定期改訂する印刷物：在庫と情報の有効期限から増刷を決める
改訂予定のある内容は、追加数量と変更時期を同じ見積条件に入れて考えます。
こんな方に価格表や案内を定期的に増刷する発注者
このページでできること旧版の追加と新版の制作を分けて注文できる
在庫の数と、内容が使える期限を分ける
追加注文を考える時は、手元に何部あるかだけでなく、その版をいつまで使えるかを確認します。価格変更、住所移転、商品仕様の変更などが予定されていれば、在庫が残っていても同じ内容を使い続けられるとは限りません。確定した変更と、まだ検討中の変更を分けて記録します。
ここでは受領後の社内配布方法ではなく、外部へ何を何部注文するかを判断します。使用側から、現在の残数、一定期間に必要な見込み、情報の変更予定を受け取り、発注量の根拠にします。前回と同じ部数にする前に、その部数が有効期間内に必要かを見直します。
旧版の追加と新版の発注を別案にする
旧版を少量追加する案と、新版へ切り替える案を比べます。新版の内容がまだ確定しない場合は、制作と校正に必要な時間を見込みます。旧版を増刷して時間をつなぐなら、変更前に使う分だけの候補数量を出し、追加印刷の最小単位や価格を確認します。
架空例では、翌月に窓口情報が変わる案内を、今月中に六十部必要とします。次回分も含めて五百部を増刷する案と、当面の分を別条件で頼む案では、単価と残る在庫が違います。この数字は試算例です。使えなくなる在庫の支出を含め、印刷会社の見積と制作に必要な時間を比較します。
改訂予定と増刷案の比較表
編集部作成の記入用ひな形です。例示した条件や値は架空例です。実際の内容を入力してください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。
| 案 | 対象版・有効期間 | 必要数・注文数 | 制作・校正・納品の条件 | 残る在庫と判断 |
|---|---|---|---|---|
改訂範囲を注文仕様へ反映する
新版では文字だけでなく、QRコード、画像内の表記、表紙、裏表紙などへ変更が及ぶことがあります。内容を確定する担当と制作担当が差分をまとめ、今回印刷する版を特定します。紙や加工も変える場合は、前回の校正結果を無条件で引き継がず、必要な確認を相談します。
増刷の依頼で『同じもの』と伝えながら、一部のファイルだけ差し替えることは避けます。変更なしの追加印刷か、改訂版の新規製造かを明示し、原稿、部数、仕様、納品先をそろえます。別々の版を並行して注文する場合は、包装の表示や納品数も混ざらないように指定します。
次の改訂へ戻せる記録を残す
発注後は、どの版を何部、何の期間の需要に対して頼んだかを記録します。予測が外れた場合は、需要が変わったのか、改訂が早まったのか、注文単位の制約だったのかを分けます。単に余ったという事実だけで、次回の部数を一律に減らさないようにします。
内容が変わる可能性が高い箇所は、次回の制作依頼で更新しやすい構成にできるか相談する余地があります。ただし、別紙化やウェブへの誘導で用途が成立するかは使用側の判断が必要です。印刷の単価だけを下げるのではなく、内容の有効期間に合う外注仕様と数量を選ぶことを目的にします。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。