印刷発注：一部を先に納めてもらう：分納の費用と承認を確かめる

先に必要な数量と理由を具体化する

一部だけ早く欲しい場合は、最初の使用日、必要な種類と数量、残りが必要になる日を分けます。『できた分から送ってください』だけでは、どの程度届けば用途を果たせるかが伝わりません。最低限必要な数と、可能なら欲しい数を区別して印刷会社へ相談します。

架空例では、説明会用に五十部を先に、後日の取引先送付用に二百部を受け取りたいとします。最初の五十部が必須でも、二百五十部全部の仕様を変える必要があるとは限りません。先行分と残りの条件を明示すると、印刷会社が対応可能な案を検討しやすくなります。

先行分だけ別の場所へ送る場合は、その宛先も最初の相談に含めてください。

発送を分けるのか、製造も分けるのかを聞く

一度に製造したものを二回に分けて送る方法と、一部を別工程で先に作る方法は異なります。発送を分けるだけでは製造が早まるとは限りません。また、注文先が『分納』という言葉を複数住所への発送の意味で使うこともあるため、日付を分けたい希望を具体的に説明します。

グラフィックの配送案内は複数箇所への発送を扱い、日程は別の納期案内で定めています。そこから同じ注文を希望日に分割製造できるとは判断できません。今回の商品、数量、加工、校正の条件で、何を分けられるかを窓口へ確認します。

先行分の品質と費用の差を確認する

急ぐ分だけ別の方式や紙で作る提案があれば、色、厚み、加工の差が使い方へ影響するかを見ます。先行分で校正した内容を、そのまま残りの製造条件へ適用できるとは限りません。同じ内容確認として使える範囲と、別途確かめる仕上がりを分けて合意します。

費用は印刷だけでなく、校正、梱包、配送、保管、注文の分割に伴う分を確認します。『後で残りを送る』という口頭の了解だけでなく、残りの数量、出荷予定、支払い、保管条件を記録します。対応不可なら、全量の仕様変更や使用側の代替案と比較し、無理な日程を約束しないようにします。

二回の納品を一つの数量記録で閉じる

承認後は先行分と残りの注文番号や配送番号を対応させます。発注数、先行納品数、残数を同じ表で管理し、追加注文と取り違えないようにします。先行分の検品で問題が見つかった場合は、残りの製造や発送をどう扱えるか、進行状況に応じて早めに相談します。

全量がそろった時は、単に届いた日付だけでなく、合意した種類・数量・仕様が一致したかを確認します。先行分の色や加工が異なる場合は、受取側が誤納品と判断しないよう記録を添えます。分納の成否は最初の荷物が届いたことだけでなく、残りの条件まで履行されたかで確かめます。