支店別・言語別の印刷物：版と部数を対応させて発注する

一種類の単位を決めて名前を付ける

支店名、言語、価格、窓口などが異なる印刷物は、共通の図柄が多くても別の原稿として管理する必要があります。どの部分が変われば別種類になるかを決め、各種類に短い識別名を付けます。色の似た表紙だけで見分ける方法は避け、ファイルと完成品が対応する名称にします。

このページは、固定された複数の原稿を注文する場面を扱います。一枚ずつ宛名や番号が変わる可変印刷とは、データの渡し方が異なります。注文先へは種類数と種類ごとの部数を示し、一注文で扱えるのか、それぞれ別注文にするのかを確認します。

見積比較でも種類数の条件をそろえ、一種類三百部と三種類合計三百部を同じ注文として比べないようにします。

共通情報と種類別情報を分けて確認する

校正では共通の会社名や製品説明を確認した後、各種類で異なる情報を照合します。一種類の承認を残り全てへ広げないようにします。支店別の電話番号、言語ごとの本文、別のQRコードなどは、対応表を使ってその版に正しい情報が入っているかを見ます。

架空例として、東支店版百部、西支店版百五十部、英語版五十部を頼むなら合計三百部です。東西の文字が違うだけでも、納品先や連絡先まで入れ替わっていないかを確認します。翻訳の正確さは言語担当が見る必要があり、印刷会社のデータチェックだけで内容が承認されたとは扱いません。

注文・ファイル・包装を対応させる

種類名、ファイル名、数量、注文番号、納品先を一枚の表にします。注文画面が一商品一データの場合は、その方式に合わせて分けます。『合計三百部』という一つの注文へ三種類のPDFを送れば、意図どおりの数量で作られるとは限りません。受け付け方を先に確認することが重要です。

包装や箱の表示も種類ごとに相談します。束に種類名を付けたい、別箱にしたい、同じ拠点向けにまとめたいなど、必要な状態を伝えます。仕分けや小分けが費用に含まれるかを確認し、注文した状態と受取先が扱う状態の差をなくします。

変更した一種類と、変えない種類を明示する

一つの版だけ修正した場合は、どの種類にどの新版を使うかを明確にします。他の版は変更しないことも伝え、共通情報を直したなら全種類に反映されたかを確認します。原稿の差替えが製造へ間に合うかは、注文ごとの進行状況に従って問い合わせます。

納品時には、箱と束の表示を見てから、各種類の現物と承認原稿を照合します。合計数が合っていても内訳が違うことがあるため、種類別の数量を確認した範囲で記録します。次回の発注へは古い版を混ぜず、各種類の採用ファイルと注文条件をそろえて保存してください。