印刷発注：複数の納品先を指定する：数量・宛先・箱の表示をそろえる

住所より先に、何を何部届けるかを決める

複数拠点への納品では、配送先の住所録だけでは足りません。どの種類を何部ずつ届けるかを、注文する完成品の単位で整理します。合計が注文数と一致するかを確認し、見本用や本部保管用を別送する場合も内訳へ含めます。付属する予備がどこへ届くかは別に聞きます。

架空例で、同じ案内をA拠点二百部、B拠点百部、本部二十部へ送るなら総数は三百二十部です。種類が二つある場合は種類ごとに同じ計算をします。合計部数だけを発注し、配送先へ自由に分けてもらうといった曖昧な依頼を避け、数量の対応表を作ります。

受取先の情報と条件を確認する

宛名は住所だけでなく、法人・部署・受取人、連絡先、建物名や階などを注文先の指定に従ってそろえます。郵便番号と住所の一致、休業日、荷受け可能な時間も受取先へ確認します。施設の搬入口や予約など特別な条件があれば、通常の宅配で対応できるかを印刷会社へ尋ねます。

送り主の名義や納品書の同梱方法も確認対象です。取引先へ直送する場合、印刷会社名を表示するか、金額入り書類を入れるかなどが問題になることがあります。何も入らないと推測せず、必要な表示と不要な書類を明示し、そのサービスで可能かを確認します。

受取担当が変わった場合には、住所が同じでも宛名を更新する必要がないか確認します。

仕分けと追加費用を見積に含める

拠点別に束を分ける、箱へ種類名を表示する、特定の数で小分けするなどは、配送とは別の作業になる場合があります。希望する状態を図や表で示し、どこまで含まれるかを聞きます。グラフィックの配送案内にも複数送付先で費用が変わる例があり、印刷単価だけでは総額を比較できません。

見積には、配送先数、種類別数量、梱包単位、先方の受取条件を添えます。同じカートで注文した商品が常に一箱・同時に届くとは限らないため、別送の可能性も確認します。分かれて届く場合は、受取先が一部だけを受け取って全量到着と誤認しないよう案内します。

出荷と受領を拠点ごとに追う

注文後は宛先別の確定内容を見直し、変更があれば印刷会社の進行状況に合わせて手続きを相談します。出荷の連絡を受けたら、どの注文・どの宛先の荷物かを対応させます。配送追跡で配達完了になった状態と、担当者が内容を確認した状態を区別して記録します。

納品後に不足や異品が見つかったら、箱の表示、注文内訳、受け取った数量を照合して連絡します。他拠点から勝手に回す前に、未着や誤配送がないか確認してください。このページの対象は印刷会社からの納品を成立させるまでです。受領後の社内配布は、社内の運用担当へ引き継ぎます。