手順を詳しく知る
印刷発注：次回のために残す注文記録：原稿・仕様・現物を結び付ける
完成データだけでなく、そのデータを何の条件で印刷したかを保存します。
こんな方に継続品の増刷や担当交代に備える発注者
このページでできること再注文の比較基準を一組で残せる
注文を記録の中心にする
次回のために残す情報は、原稿だけではありません。注文番号を中心に、完成寸法、部数、紙、面と色、加工、校正、梱包、納品条件を対応させます。見積と実際の注文で変更した項目があれば、採用した方が分かるようにします。使わなかった候補を最終仕様と混ぜないことが重要です。
架空例では、予算調整で表紙の紙を変えたのに、保存した仕様書が見積前のままなら、次回は別の紙で依頼してしまいます。注文画面や確定の連絡と仕様書を照合し、何を根拠に保存した値なのかを残します。メールだけに散らばった変更も、注文記録へまとめます。
原稿と承認の対象を結び付ける
印刷したファイルと編集用の元データは、役割を分けて保存します。実際に入稿した版、校正で確認した版、最終的に製造を承認した版が一致するかを確かめます。変換や修正があった場合は、その経緯と採用版が分かる形にします。ファイル名に最終とあるだけでは足りません。
次回編集に使う素材や書体などの扱いは、制作時に合意した利用範囲に従います。外部制作先へ再依頼が必要な作業も記録しておくと、担当交代後に原稿を開けない問題へ対応できます。保存できているファイルと、実際に再利用できる状態かは別に確認します。
現物見本に由来を添える
現物を保管するなら、注文番号、製造時期、紙・加工、どの確認に使う見本かを添えます。色の基準として合意した校正と、単なる完成品の控えは区別します。日常で使った品と未使用の控えが混ざらないようにし、保存状態が変わった場合にはそのまま基準として扱わないようにします。
少量だけを確認した納品記録には、見た箱数や枚数を残します。『問題なし』という一言より、表裏、連絡先、折りなど何を確認したかがあると、次回も重要箇所を点検できます。気になった点が許容範囲と回答された場合も、その回答と対象を保存し、原因を自己流で確定しません。
再注文用の保存資料一覧
編集部作成の記入用ひな形です。例示した条件や値は架空例です。実際の内容を入力してください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。
| 資料 | 注文との対応 | 採用版・確認日 | 保存場所 | 次回の再確認 |
|---|---|---|---|---|
次回に更新する情報を分けておく
再注文では、同じ原稿を使う場合でも、価格、納期、紙の扱い、配送先などが変わっている可能性があります。前回の記録は比較の出発点であって、今回の条件を保証する資料ではありません。変わりやすい項目へ確認印を付けておくと、前回注文の再利用機能を使う時にも見落としを減らせます。
最後に、保管場所と閲覧できる人を決めます。個人の端末だけに置かず、会社が認めた場所にまとめ、宛名などの個人情報を仕様記録へ不要に複製しないようにします。次回の担当が注文番号から必要な資料へたどり、どの条件を再確認すべきか分かる状態が、記録を残す到達点です。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。