入稿ファイルの版管理：最終と最終修正を混在させない

一つの印刷注文に使う版を決める

『最終』『最終修正』『本当の最終』というファイルが並ぶと、名前だけではどれを印刷するか分かりません。まず注文する品を特定し、その品へ使う原稿の版を一つに決めます。複数種類を同時に頼む場合は、種類ごとに識別名と版を対応させます。

ファイル名には商品や種類、版、必要なら面やページが分かる情報を入れます。日付だけでは同じ日に複数回直した時に区別できないため、更新の識別も決めます。会社や注文先の命名条件がある場合はそれに従い、発注者独自の名前が受付の妨げにならないようにします。

承認したファイルと送るファイルを照合する

内容を確認したPDFと、印刷用として書き出したPDFが別の場合は、どちらを承認したかを明らかにします。印刷用を書き出した後に文字や画像が変わる可能性もあるため、実際に送るファイルでページ、表裏、更新箇所を確認します。編集用の元データを見ていたから大丈夫とは判断しません。

架空例では、校正用PDFの電話番号は直っているのに、入稿フォルダに古いPDFが残っていることがあります。注文番号、送信するファイル名、更新した箇所、承認の記録を照合します。ファイルサイズや日時は補助情報であり、それだけで内容の一致を保証するものではありません。

送信先を整理し、受領の意味を確認する

入稿フォルダには今回使うデータと必要な付属資料だけをそろえ、参考用の旧版を混在させないようにします。旧版を参照として渡す必要があるなら、印刷対象でないことを明示し、注文先の受け取り方に合わせます。表裏別ファイルの場合は、どの面へ使うかを説明します。

送信後は、どの注文へ何を送ったかを記録します。アップロードできたこと、データを確認中であること、製造へ進める状態になったことは別です。注文先の画面や回答で状態を確認し、別担当が同じ原稿を重ねて入稿しないよう共有します。

送信控えが取得できる場合は、今回の注文記録と同じ場所に残しておきます。

差替えは進行状況を確かめてから行う

誤った版に気づいたら、新しいファイルを追加で送るだけでなく、対象注文と現在の状態を注文先へ確認します。グラフィックの変更案内でも、進行段階により変更の扱いが異なります。送信済みの旧版を停止できるか、追加費用や日程へ影響するかを確認してから対応します。

差替えが受け付けられたら、旧版と新版、変更理由、注文先の回答を残します。完了後は承認版を保存用として区別し、次回の修正は別の作業ファイルから行います。版管理の目的は名前の規則を厳密にすることだけでなく、実際に印刷される内容を注文の記録から追えるようにすることです。