迷ったときに確かめる
印刷発注：届いた部数が足りないと思ったら：箱と種類を照合する
枚数が足りないと感じたら、注文単位・別便・種類別の内訳を先に照合し、不足の位置を特定します。
こんな方に納品された印刷物を受け取る担当者
このページでできること不足を数え直せる記録にして受注先に連絡する
総数より先に注文の内訳を見る
最初に注文書の数量と、納品書の品名・版・梱包数を照合します。冊子の部数と用紙の枚数、種類ごとの数量と合計数量を混同していないかを確認します。複数拠点に分けた注文なら、自分の拠点の割当数だけを対象にしてください。
箱に番号がある場合は、手元の番号と未着の番号を並べます。同じ日に届く予定でも別便になっていないか、送り状や受注先からの出荷案内を確認すると、製造不足と配送途中を分けて相談できます。
開封したものと未開封を分ける
数え直す際は、箱を一度に混ぜず、箱ごと、種類ごとに結果を残します。束の表示をそのまま数えたのか、実数を数えたのかも記録します。必要以上に包装を捨てず、品名ラベルを保管すると再確認が容易です。
架空例でA版300部、B版200部の予定に対し、A版250部、B版250部が見つかったなら、総数500部でも仕様と一致しません。A版の不足だけでなく、B版の過剰も一緒に報告すると原因を絞りやすくなります。
不足の事実と必要数量を分けて連絡する
連絡には注文番号、納品日時、確認した箱数、版別の実数、未確認の箱、使用予定日を添えます。急ぐ場合も、確認していない全箱を不足と報告せず、判明範囲を明示してください。
不足分の追加発送が可能か、別便があるか、現物や梱包写真が必要かを受注先に問い合わせます。独自に同数を再注文すると二重手配になる可能性があるため、元注文の調査と新規の発注を区別して進めます。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。