迷ったときに確かめる
印刷発注：社名や住所だけ変える再注文：変更箇所は一つとは限らない
小さな表記変更でも、本文・画像・リンク先を横断して古い情報を探します。
こんな方に社名や住所を変更して再注文する担当者
このページでできること変更情報の取り残しを防いで新版を入稿できる
変える情報を正しい表記で確定する
社名や住所の変更では、まず正式な表記、適用する日、電話番号やURLなど一緒に変わる項目を確定します。漢字、空白、記号、部署名まで、承認された情報を一つの資料にまとめます。口頭で聞いた略称をそのまま印刷することは避けます。
『住所だけ変更』でも、支店の案内、地図、問い合わせ先、交通経路などへ影響する場合があります。改訂対象と今回は変えない対象を分け、旧情報を検索するための語も一覧にします。データの版管理だけでなく、情報の波及を調べる作業です。
検索できる文字以外も見る
架空例では、本文中の社名は変えたのに、画像化されたロゴや地図の住所が古いまま残ることがあります。PDFの文字検索だけで完了とせず、表紙、裏表紙、写真内の看板、図、画像のキャプションも見ます。QRコードの遷移先も、印刷面の表記と一致するかを確かめます。
複数種類の原稿がある場合は、共通情報として全種類に反映する範囲を示します。制作担当へは旧表記と新表記、対象版、変えてはいけない引用や過去情報の扱いを伝えます。全ての同じ文字列を自動で置き換えるだけでは、文脈が壊れる場合があります。
新版の注文と旧品を区別する
修正後は変更一覧から各箇所を照合し、文字量の変化による改行や位置のずれも確認します。注文先へ渡すファイルを新版として特定し、前回注文の再利用機能で旧データが選ばれていないかを点検します。
旧品と新版が同時に届いたり保管されたりする場合は、版が識別できるよう包装や控えを整理します。ここで決めるのは外注する原稿と注文です。どの日から社内で新しい品を使うかは使用側へ引き継ぎ、印刷注文の変更だけで切替作業も完了したとは扱いません。
この手順について
このページの作業手順と記入例は、当サイトが編集した提案です。実在する店舗・企業の運用実績や、制度上の義務を示すものではありません。採用する際は実際の運用条件に合わせて調整してください。