封筒印刷を頼む前に：封入物・窓位置・印刷範囲を一緒に決める

封筒名より先に入れる物を集める

封筒を頼むときは、中に入れる資料の完成状態から考えます。用紙サイズが同じでも、冊子の厚さ、折り方、同封カードの有無で出し入れのしやすさが変わります。いちばん厚くなる組合せと通常の組合せを用意し、紙の束をつぶさずに入れられるかを見本で確認してください。

封を閉じた後の状態も対象です。糊付け部分まで中身が迫る、角が張る、手作業では入るが連続作業で引っ掛かる場合は、単に一回入ったことを合格にしません。機械封入を使う案件なら、封筒と中身の仕様を封入会社にも渡し、対応条件を先に聞きます。

刷込みか別製かで絵の置ける範囲が変わる

グラフィックの案内では、既製封筒への刷込みと、紙に印刷してから封筒を組み立てる方式でデザイン可能な範囲が違います。全面の写真を入れたい案と、社名だけを入れる案を同じ製品の料金表で比べる前に、どちらの方式かを確認します。

発注先の当該品番用テンプレートで、表裏、ふた、貼り合わせ部分、窓の範囲を照合します。他社や前回のテンプレートは形が似ていても流用を決めません。郵送する場合のサイズ・重量・表示の条件は、封入後の現物を基準に発送担当が確認します。

窓付きは中身のずれも含めて試す

以下は架空の発送セットの比較例です。窓の中央に宛名が見える一瞬だけでなく、中身が封筒の中で移動した状態でも、必要な宛名が欠けず、見せない情報が出ないかを確かめます。折り位置を調整した場合は、宛名原稿の位置だけでなく裏面や別帳票との兼ね合いも見直します。

見本には使用する資料の版、折り方、同封点数を書き添えます。封筒側を変えたのか原稿側を変えたのかが分からないまま承認すると、後の再注文で元へ戻るおそれがあります。

架空例として、案内状を二つ折りで送っていた部署が、同じ封筒へ返信カードを追加する場合を考えます。封筒自体の寸法が足りていても、カードが中で移動して窓へ出るなら配置の再検討が必要です。印刷会社へは、追加前と追加後の二種類のセットを区別して渡します。窓をなくす案、カードを固定する封入方法、帳票の折り方を変える案を比べ、誰が封入しても再現できる方法を選びます。採用後は中身を減らした場合にも窓の見え方を確認します。

見積と量産承認に同じ見本を使う

発注票へ封筒の品番・寸法・紙・印刷面・窓仕様・封かん方法と、採用した封入見本の識別を残します。封筒だけの校正と封入状態の確認を分けて承認し、どちらが未確認かを見えるようにします。

納品時は印刷内容と枚数に加え、最初の封入セットを実際に作ります。中身の改訂や追加が発生したら、封筒は同じ品番でももう一度適合を確認します。この小さな試作が、封入工程へ入ってから寸法問題を見つける手戻りを減らします。