実務ガイド
初めての印刷発注：用途から決める仕様シート
商品名を探す前に、必要な状態と納品条件を言葉にします。
こんな方に印刷物を初めて発注する担当者
このページでできること不明点を隠さず、同じ条件で見積を依頼できる仕様シートを作る。
1｜使う場面を先に固定する
最初に決めるのは紙の名前ではなく、誰が、どこで、何のために使うかです。手渡す案内、壁に貼る告知、記入して回収する用紙では、必要な大きさや紙の扱いやすさが違います。「高級な紙で」とだけ伝えず、書き込みの有無、持ち歩くか、屋内か、使用後に保管するかまで一文にします。
架空の例なら「受付で来場者に渡し、裏面に鉛筆で感想を書いてもらう案内」です。この用途なら、写真の見え方だけでなく、記入できる面かを質問できます。仕様が決まらない項目は「おすすめで」と空欄にせず、用途と、比較したい候補を併記します。
2｜数量、寸法、紙、加工を同じ単位で書く
必要部数は配布先ごとの数を足し、予備は理由と数を別にします。完成品の縦横、片面・両面、冊子ならページ数、折り物なら開いた寸法と折った後の寸法を書き分けます。数字だけのサイズ指定は避け、単位と縦横の向きも記載してください。
用紙は紙種と連量などの表示をセットで記録します。連量は重量を基にした区分で、異なる紙の厚さをそのまま比較できる数字ではありません。手触り、透け、記入性が重要ならサンプルを確認します。折りや穴、表面加工は位置と面を示し、注文可能かを先に聞きます。
初回発注の仕様シート
編集部作成の架空の記入例・作業用ひな形です。実際の条件に置き換えてください。入力は送信・自動保存されません。移動前にCSV保存できます。
| 項目 | 決める内容 | 未決の場合の質問 |
|---|---|---|
3｜使用日から、承認と配送の時間を逆算する
使用日、受け取って検品したい日、出荷予定日、印刷会社が製造を進められる受付日を分けます。注文ボタンを押した日が受付日になるとは限りません。データ修正、入金、校正の返答が受付や進行に関係するため、商品ごとの条件を確認します。
急いでいるときほど、到着希望だけでなく用途の締切を伝えます。色校正を取る場合は、見本の配送、社内確認、修正、再校正、本印刷を一つの予定に入れてください。最短プランで依頼する前に、誰がいつ承認できるかを確定します。
4｜見積依頼を送り、未決項目を閉じる
仕様シートに資料や完成イメージを添え、「確定」「候補比較」「相談」の三つを区別して依頼します。依頼先の返答で変えた仕様はシートへ戻し、メールだけに残さないようにします。最終的には注文画面、見積書、承認用データの内容を照合します。
発注前には、総額、受取先、校正方法、納品後の問い合わせ窓口を確認します。紙を変更して安くなった場合も、その変更を内容責任者が了承した記録を残します。注文番号と採用した仕様シートを同じ場所に保存すると、納品検品や次回の再注文で基準が失われません。
参照した一次資料
公式資料の確認範囲は下記のとおりです。手順・記入例は当サイトで編集しました。製品や開催回、契約ごとの条件は該当する最新の資料で確認してください。
- グラフィック｜受付日・納期・お届け日 ↗
確認日 2026-10-28 / 受付・出荷・到着は別の時点。日数や受付条件は注文商品で再確認する。 - グラフィック｜紙の名前の後にあるkgとは ↗
確認日 2026-10-28 / 連量は基準となる全判1,000枚の重量。同じ連量でも紙種が異なると厚みは異なる。 - グラフィック｜チラシの用紙の選び方 ↗
確認日 2026-10-28 / 紙の表面、書き込み用途、実物サンプルを確認するための参考。 - グラフィック｜校正から本印刷までの注文の流れ ↗
確認日 2026-10-28 / 校正確認後、本印刷用データの提出または変更なしの連絡が必要なサービス例。 - グラフィック｜特色の注文方法 ↗
確認日 2026-10-28 / 面ごとの色数、特色番号、対応商品を確認する例。